Seguro de cancelación de eventos: proteger el presupuesto del organizador
Antes de abrir puertas, el organizador ya ha comprometido casi todo el dinero: alquiler del recinto, escenario, sonido, cachés, publicidad. Si el evento se suspende, se interrumpe o se aplaza, esos gastos siguen ahí. El seguro de cancelación de eventos, que en el mercado español se conoce también como seguro de contingencias, los indemniza cuando la causa escapa a su control. La climatología adversa y la incomparecencia de artistas se tratan como garantías concretas que conviene revisar una a una.
¿En qué se diferencia del seguro de responsabilidad civil del organizador?
La RC del organizador responde de los daños que el evento cause a terceros, por ejemplo un asistente que se lesiona. El seguro de cancelación protege su propio dinero cuando el evento no puede celebrarse como estaba previsto. Muchas normativas autonómicas de espectáculos exigen la RC; la cancelación es voluntaria. Para un evento de cierto tamaño lo habitual es necesitar las dos.
Cómo se estructura la cobertura
Las pólizas suelen combinar una garantía básica con garantías adicionales. La básica responde ante hechos ajenos al organizador y a sus proveedores: el recinto queda inutilizado por un incendio, un corte de suministro general impide celebrar el acto o la autoridad lo prohíbe por una causa que usted no podía evitar.
La incomparecencia de artistas, ponentes o deportistas solo se cubre si esas personas figuran con nombre en la póliza. La climatología adversa se define en el contrato con criterios concretos. Algunas aseguradoras la incluyen en la cobertura básica de contingencias y otras la ofrecen como garantía aparte, por eso hay que leer cada propuesta.
El presupuesto es la suma asegurada
Se aseguran los gastos que usted declara antes de contratar, normalmente con un presupuesto detallado que forma parte de la póliza. Lo que no figura en él no se indemniza, aunque se haya gastado. Si el presupuesto cambia, hay que comunicarlo de inmediato a la aseguradora.
Si la suma asegurada es claramente inferior al valor real, se aplica la regla proporcional de la Ley de Contrato de Seguro y cada siniestro se paga solo en proporción. Se descuentan además los ahorros e ingresos que usted conserve, como la parte del alquiler que le devuelva el recinto.
Prohibición de la autoridad y exclusiones habituales
En España la autorización de espectáculos y actividades recreativas depende de la normativa de cada comunidad autónoma y de las licencias municipales. Si la autoridad suspende el evento por una causa ajena a usted, una cobertura amplia lo incluye normalmente. No hay indemnización si falta la licencia o no se han cumplido las condiciones impuestas al organizador.
Son exclusiones frecuentes las enfermedades transmisibles, epidemias y pandemias, la guerra, el terrorismo, las huelgas y la falta de venta de entradas. En eventos multitudinarios conviene revisar estas cláusulas antes de firmar.
Lo que este seguro no es
No sustituye a la RC del organizador ni al seguro de los equipos de sonido, luz y escenario. Los seguros de devolución de entradas que contrata el comprador protegen al espectador, no al organizador. Las bodas y celebraciones privadas tienen productos propios. El seguro de cancelación de eventos es la cobertura para promotores, agencias, asociaciones y clubes.
Qué cubre
Gastos de preparación y celebración si el evento se cancela por una causa cubierta
Interrupción o reducción del evento ya iniciado
Gastos adicionales por aplazar a otra fecha o trasladar a otro recinto
Inutilización del recinto por incendio, daños por agua o falta de suministro
Prohibición de la autoridad por causas ajenas al organizador, según póliza
Incomparecencia de artistas nombrados por enfermedad, accidente o fallecimiento
Climatología adversa en eventos al aire libre o en carpas, con definición pactada
Gastos para evitar o reducir el siniestro
Qué no cubre
Cancelación por enfermedades transmisibles, epidemias y pandemias
Baja venta de entradas o retirada de patrocinadores
Dificultades económicas o insolvencia del organizador
Falta de licencia o incumplimiento de las condiciones impuestas
Guerra, terrorismo y huelga, salvo inclusión expresa
Gastos no incluidos en el presupuesto declarado
Climatología, si la póliza no la incluye ni se ha contratado como garantía
Quién lo necesita
Promotores de conciertos y festivales con fuertes pagos anticipados de cachés y producción
Agencias que organizan eventos de empresa asumiendo el riesgo de los gastos
Organizadores de congresos y ferias con alquiler de espacios y honorarios de ponentes
Asociaciones y clubes con fiestas, eventos deportivos o actos anuales de gran tamaño
Eventos al aire libre en los que una tormenta supondría perder la inversión
Quién no lo necesita
Eventos pequeños cuyos servicios se pueden anular sin coste hasta poco antes
Si solo quiere cubrir daños a asistentes, el producto adecuado es la RC del organizador
Ruleta de la mala suerte
Gire la ruleta de la mala suerte
Seis siniestros que ocurren de verdad. La ruleta elige el suyo y muestra quién paga.
Coste:
Póliza barata Póliza sólida
Ver los seis casos
Alerta roja, concierto suspendido, escenario, técnica y cachés. Póliza barata: paga en parte, Póliza sólida: paga. Depende de la póliza: unas incluyen la climatología en la básica y otras solo como garantía adicional.
El cabeza de cartel, hospitalizado, caché, producción y devolución de entradas. Póliza barata: no paga, Póliza sólida: paga. Cubierto solo si el artista figura con nombre en la garantía de incomparecencia y la enfermedad no se conocía al contratar.
Recinto cerrado tras un incendio, todos los gastos realizados. Póliza barata: paga, Póliza sólida: paga. Causa ajena al organizador, caso típico de la cobertura básica, incluidos los gastos de traslado.
Suspensión por epidemia, todo el presupuesto. Póliza barata: no paga, Póliza sólida: no paga. Muchas pólizas excluyen expresamente las enfermedades transmisibles, aunque lo ordene la autoridad.
Pocas entradas vendidas, la diferencia entre gastos e ingresos. Póliza barata: no paga, Póliza sólida: no paga. La falta de interés del público es riesgo empresarial y ningún seguro de cancelación la cubre.
Obras del recinto sin terminar, traslado o cancelación. Póliza barata: paga en parte, Póliza sólida: paga en parte. Depende de la póliza. Si el retraso ya era previsible al contratar, no hay cobertura.
Cuánto cuesta
La prima se calcula por evento o mediante una póliza anual para varios eventos, según la suma asegurada y las garantías elegidas. La climatología suele ser la parte más cara en eventos al aire libre. No existen comparativas de precios públicas y fiables para eventos profesionales en España, por eso no damos importes de ejemplo.
Tiempo entre la contratación y la fecha del evento
Franquicia pactada
La prima solo queda fijada cuando la aseguradora ha revisado presupuesto, recinto, fecha y garantías. Cuanto antes se consulte, más opciones hay.
Los niveles de póliza del mercado
01
Cobertura básica
Cancelación, interrupción y aplazamiento por causas ajenas al organizador. Adecuada para eventos en recinto cerrado sin una figura principal.
02
Básica más incomparecencia
Añade la ausencia de artistas, ponentes o deportistas nombrados por enfermedad, accidente o fallecimiento.
03
Completa con climatología
Todas las garantías, para conciertos al aire libre, festivales y eventos en carpa, con la climatología definida en la póliza.
Cómo reconocer una buena póliza
Criterio
Mínimo
Póliza sólida
Por qué importa
Alcance de la cobertura básica
solo causas enumeradas
cualquier causa ajena al organizador no excluida
Una lista deja fuera cualquier causa en la que nadie pensó.
Climatología
no cubierta
cubierta con una definición clara y medible
Al aire libre es el mayor riesgo de cancelación.
Incomparecencia
no cubierta
todas las personas imprescindibles nombradas
Sin el cabeza de cartel el público no viene.
Aplazamiento y traslado
solo cancelación definitiva
gastos adicionales incluidos
Una nueva fecha suele salir más barata que cancelar.
Ingresos
solo gastos
ingresos netos o patrocinios asegurables
Si el presupuesto prevé beneficio, la cancelación cuesta más que lo invertido.
Franquicia
alta o porcentual
baja o sin franquicia
Se descuenta de cada indemnización.
Aseguradoras del mercado
En España este seguro lo suscriben pocas compañías y especialistas en grandes riesgos, casi siempre a través de corredor. La lista es un panorama del mercado, no una relación de compañías con las que colaboremos ni una promesa de cobertura.
Aseguradora
Contexto
MAPFRE
seguro de cancelación de eventos y espectáculos dentro de su ramo de contingencias, para organizadores, promotores y patrocinadores, con climatología adversa e incomparecencia de artistas entre las causas
Generali
Generali Espectáculos, según su documento informativo con fenómenos meteorológicos en la cobertura básica e incomparecencia como garantía opcional
Tokio Marine HCC
cancelación de eventos dentro de su área de contingencias, con oficina en Barcelona; la entidad es Tokio Marine Europe S.A., con sede en Luxemburgo
AXA XL
línea internacional de contingencias con cancelación de eventos e incomparecencia; la oferta para eventos en España se consulta caso por caso
Hiscox
ofrece cancelación de eventos en Alemania y el Reino Unido; si se suscribe para un evento en España se consulta caso por caso
Productos y coberturas opcionales
Póliza por evento
Para un evento con fecha fija y su propio presupuesto.
Póliza anual
Para organizadores con varias fechas al año. Cada evento se declara, si no, no queda cubierto.
Incomparecencia
Garantía para artistas, ponentes o deportistas nombrados. En algunas compañías es opcional.
Climatología adversa
Garantía para eventos al aire libre y en carpas, con el fenómeno definido en la póliza.
RC del organizador
Ramo relacionado: cubre daños que sufran asistentes o terceros por el evento.
Mito o realidad
¿Verdad o mentira?
Cinco frases que se oyen sobre este seguro. Apueste primero y luego vea la respuesta.
Todas las pólizas de cancelación cubren la lluvia de la misma manera.
Es falso.
Falso. Unas incluyen la climatología en la cobertura básica y otras solo como garantía adicional, y cada una define el fenómeno de forma distinta.
Sin un pacto expreso, el seguro de cancelación indemniza los gastos, no el beneficio previsto.
Es verdad.
Cierto. La forma básica indemniza los gastos. El beneficio previsto o los ingresos de patrocinio solo se cubren si la compañía lo permite y se pacta expresamente.
Una suspensión por pandemia está cubierta por norma general.
Es falso.
No. Muchas pólizas excluyen expresamente las enfermedades transmisibles, epidemias y pandemias, aunque la suspensión la ordene la autoridad.
Con una suma asegurada demasiado baja, incluso un siniestro pequeño se paga en proporción.
Es verdad.
Cierto. Es la regla proporcional de la Ley de Contrato de Seguro: se indemniza en proporción a la suma asegurada frente al valor real.
La RC del organizador paga si el concierto se cancela.
Es falso.
No. La RC cubre los daños que usted cause a terceros. Sus propios gastos por la cancelación solo los cubre el seguro de cancelación.
Errores frecuentes al contratar
Contratar cuando el riesgo ya es previsible, por ejemplo con un aviso meteorológico activo
Asegurar un evento al aire libre sin revisar cómo se define la climatología
Aumentar el presupuesto sin comunicarlo a la aseguradora
No nombrar al cabeza de cartel en la póliza
Cancelar sin avisar antes a la aseguradora
Dejar la licencia y las condiciones de la autoridad para el último momento
Preguntas frecuentes
Preguntas y respuestas
¿Cuándo conviene contratar el seguro?
En cuanto se firman los primeros contratos con el recinto, los artistas y los proveedores.
Una causa conocida o previsible al contratar no está cubierta,
y un artista que ya está enfermo no se puede asegurar.
¿Está cubierta la lluvia?
Depende de la póliza.
Algunas compañías incluyen la climatología adversa en la cobertura básica de contingencias y otras
la ofrecen aparte.
En todos los casos el contrato define qué fenómeno da derecho a indemnización,
y suele aplicarse a eventos al aire libre o en carpas.
¿Qué pasa si el artista principal enferma?
La aseguradora paga si esa persona figura con nombre en la garantía de incomparecencia y la
enfermedad surgió después del inicio del seguro.
Una enfermedad ya conocida al contratar no está cubierta.
Las pruebas exigidas dependen de la póliza.
¿Cubre la suspensión ordenada por la autoridad?
Con una cobertura amplia, en general sí, si la causa es ajena a usted.
Quedan fuera la falta de licencia, el incumplimiento de condiciones y, en muchas pólizas,
las suspensiones por enfermedades transmisibles.
¿Se aseguran los ingresos perdidos?
La forma básica indemniza los gastos, descontando ahorros e ingresos que usted conserve.
Algunas compañías permiten asegurar también los ingresos netos o el patrocinio,
lo que debe pactarse antes y reflejarse en la suma asegurada.
¿Qué ocurre si cambia el presupuesto?
Comuníquelo enseguida.
Normalmente solo se indemnizan los gastos que figuran en el presupuesto declarado,
y si la suma asegurada se queda corta se aplica la regla proporcional.
¿Puedo asegurar varios eventos en una sola póliza?
Sí, con una póliza anual.
Cada evento debe declararse a la aseguradora.
Es útil para agencias, giras y asociaciones con calendario fijo.
¿Por qué a través de un corredor?
Porque el mercado es pequeño y muchas compañías solo suscriben este seguro a través de corredores.
Las pólizas difieren mucho en climatología, incomparecencia y exclusiones.
Pedimos ofertas, revisamos el presupuesto con usted y comparamos condiciones.
La aseguradora paga nuestra comisión.
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Sin coste y sin compromiso: la comisión la paga la aseguradora.
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